Workflow

Geschäftsprozesse, Aufträge und Anträge zwischen mehreren Beteiligten

Mit dem Workflow-System der GroupWare lassen sich Geschäftsprozesse, Antrags- und Auftragsprozesse und technische Automatismen abbilden. Ein Workflow besteht aus mehreren Einzelschritten, die von verschiedenen Beteiligten durchgeführt werden, um unter Beachtung vordefinierter Regeln Aufgaben zu erledigen und dabei ein bestimmtes Ziel zu erreichen.

Anwendungs­beispiele

Anhand der folgenden Prozessbeschreibungen erkennen Sie beispielhaft die Möglichkeiten des Workflow-Systems der GroupWare.

  • Artikel-Lektorat

    Beim Erstellen eines Artikels durch einen Praktikanten soll dieser nicht direkt veröffentlicht werden, sondern zunächst per Workflow an einen verantwortlichen Redakteur übergeben werden, der eine inhaltliche Prüfung durchführt. Im Anschluss wird der Artikel an das Lektorat übergeben, das Rechtschreibfehler korrigiert, bevor der Artikel schließlich freigegeben und innerhalb des Systems veröffentlicht wird.
  • Studiengangwechsel

    Ein Student kann einen Studiengangwechsel beantragen. Der Antrag wird zunächst an das Studiensekretariat gegeben, welches die formalen Kriterien und die übergebenen Daten prüft. Danach wird der Antrag an den Studiengangleiter übergeben, der die studientechnischen Voraussetzungen für den gewünschten Wechsel kontrolliert. Nach dessen Genehmigung geht der Antrag zurück ins Sekretariat, wo die organisatorischen Aufgaben des Wechsels manuell durchgeführt werden. Im Anschluss erhält der Student eine Bestätigung. Während des Verlaufs ist eine Kommunikation zwischen den Beteiligten möglich.
  • Ticket-System

    Es wird ein allgemeiner Prozess für ein Ticket-System definiert. Ein Ticket soll von einem Veranlasser erstellt werden und schließlich über mehrere Status (z.B. Offen → Klärung → Eingeplant → Bearbeitung → Abnahme → Geschlossen) von einer Bearbeitergruppe erledigt und an den Veranlasser zurückgegeben werden. Dieser vordefinierte Prozess "Ticket-System" kann dann in verschiedenen Kontexten (Ordner mit verschiedenen Rollen-Besetzungen) verwendet werden, z.B. Geräte-Support für IT-Services ("Drucker ist defekt"), Hausmeister-Support ("Klimaanlage ausgefallen"), Kunden-Support ("Fehler in Software entdeckt", "Vertriebsanfrage").
  • Mitarbeiter-Namensänderung

    Ein Mitarbeiter im Unternehmen soll seinen Namen im System nicht selbst ändern dürfen. Statt dessen wird er auf eine Seite weitergeleitet, die Ihn über die Bedingungen einer Namensänderung aufklärt (z.B. Eheschließung, Verleihung eines akad. Titels). In die Daten trägt er seinen neuen Namen (ggf. Titel) und eine Begründung ein. Die Aktion "Beantragen" gibt den Datensatz an die Personalabteilung weiter. Diese kann Rückfragen stellen, die Vorlage eines Personalausweises verlangen oder die Namensänderung genehmigen. Bei der Genehmigung wird der Name im System direkt geändert und die IT-Abteilung per E-Mail informiert. Über eine externe Schnittstelle wird zeitgleich die Bestellung neuer Visitenkarten veranlasst.

Prozess­modellierung

Bei der Prozessmodellierung wird das Regelsystem aufgestellt, nach welchem später konkrete Prozess-Durchführungen (Instanzen) ausgeführt werden sollen.

Durch die große Flexibilität bei der Prozessmodellierung in der GroupWare ist es erforderlich, dass wir das Regelsystem nach gemeinsamer Planung für Sie » individuell entwickeln .

  • Auslöser

    Der Auslöser initiiert eine neue Prozess-Durchführung. Dies kann manuell durch einen Benutzer geschehen oder an ein Ereignis in der GroupWare gekoppelt sein (z.B. das Einstellen eines neuen Dokuments). Auch zeitgesteuerte Auslöser sind möglich.
  • Daten

    Jede Prozess-Durchführung enthält Daten zu einer durch den Prozess definierten Datenstruktur. Diese Daten werden beispielsweise beim Auslösen des Prozesses vorausgewählt und im Laufe der Durchführung verändert. Die Daten können auch Verweise auf Objekte innerhalb der GroupWare enthalten, z.B. das betroffene Dokument, mit dem im Laufe des Prozesses etwas geschehen soll.
  • Rollen

    Mit den Rollen werden Personengruppen festgelegt, die sich am Prozess beteiligen können. Es gibt immer einen Initiator, der den Prozess auslöst. Des Weiteren gibt es einen oder mehrere Bearbeiter, die anschließend die einzelnen Schritte durchführen.
  • Status

    Der Status definiert einen Zustand, in dem ein Prozess verbleibt, bis er durch eine Aktion in einen anderen Status überführt wird. Typischerweise werden Benutzern in unterschiedlichen Rollen innerhalb eines Status verschiedene Aktionen angeboten.
  • Aktion

    Eine Aktion wird von Beteiligten mit oder ohne Parameter ausgeführt. Sie kann vordefinierte Routinen ausführen, weitere Prozesse auslösen, Daten manipulieren und externe Schnittstellen bedienen. Sie schließt ab mit dem Übergang in einen neuen Status. Das Regelsystem des Prozesses definiert, wer in welchem Status welche Aktion auslösen kann.
  • Kontext

    Ein zuvor definierter Prozess kann in unterschiedlichen Kontexten verwendet werden. In der GroupWare wird dieser Kontext durch den Ordner bestimmt, in welchem die einzelnen Prozess-Durchführungen gespeichert werden. Erst durch diesen Ordner-Kontext werden die zuvor definierten Rollen (z.B. "Bearbeiter") durch Benutzer oder Benutzergruppen ausgefüllt (z.B. Ordner "IT-Support": Bearbeiter = "Benutzergruppe IT-Services").